Datentransfer von ACT 2000 nach Goldmine?

[fwk]

Hallo,

wir sind halbwegs routinierte ACT- Benutzer mit ca 14.000 Kontakten in der Datenbank. Nachdem ich trotz ordentlicher Programmierkenntnisse jetzt fast 18 Monate vergeblich versucht habe, sowas wie die "Automatischen Prozesse" aus Goldmine mit einem Addon aus USA nachzubauen, habe ich den Rand voll. Wir haben jetzt Goldmine 6.0 lizensiert und wollen unsere Daten natürlich schnell und in wenigen Stunden transferieren. Hat jemand damit schon Erfahrungen ??

[Michael Brietzke]

Hallo fwk,

versuchs mal in einem Goldmine Forum.

[Gast]

Hallo lieber Michael,

Hallo fwk,

versuchs mal in einem Goldmine Forum.

Danke für diesen äußerst hilfreichen Tip . Welches kannst Du als vermutlich kenntnisreicher Insider denn empfehlen?

Aus einem Goldmine-Forum komme ich übrigens gerade und was fand ich dort??? In deren Act- Teil einen Verweis auf dieses Forum samt Adressänderung von Melville- Schellmann.

[Michael Brietzke]

Hallo fwk,

das spricht für die "Qualität" von Goldmine und deren Support.
Vielleicht wäre doch ACT! die geeignetere Software gewesen, zumal mit ACT!7 ja eine neue Version in 2005 erhältlich sein wird.

[Gast]

(...)das spricht für die "Qualität" von Goldmine und deren Support.

Also das Beste am ACT- Support in Europa ist - Dieses Forum. Alleine der Patch der Forenbetreiber bezüglich US<->Deutschem Datumsformat ist Gold wert. Der Hersteller von ACT! kümmert sich ja nicht die Bedürfnisse der Europäer. Kein Wunder, wenn die Software in 2 Jahren vier Eigentümer hat.

Bei Goldmine ist die Ignoranz des Herstellers ähnlich, aber es gibt keine Sekundärlieferanten (wie z.B. Melville- Schellmann bei ACT) die das ausgleichen würden.

Vielleicht wäre doch ACT! die geeignetere Software gewesen, zumal mit ACT!7 ja eine neue Version in 2005 erhältlich sein wird.

Nachdem ich ungefähr US$ 1.500 ausgegeben habe und rund 4-5 Mannmonate in Programmierung investierte, mußte ich leider einsehen, daß eine für mich äußerst wichtige Sache in ACT nicht zu realisieren ist: "Automatische Prozesse". Das wird auch im kommenden ACT nicht enthalten sein, was mich dazu zwingt, die Software zu wechslen.

Davon abgesehen, war ich die Jahre mit ACT trotz mancher kleiner Macke sehr zufrieden. Ich möchte es so ausdrücken: ACT deckt 80 % des CRM- Bedarfes kleiner bis mittlerer Unternehmen mit 20% Komplexität ab.

Wer auf die restlichen 20% der Möglichkeiten schielt (wie wir) muß dafür zu GM wechslen, das aber mindestens doppelt so komplex in der Anwendung ist wie ACT. Und schon mit dem relativ einfachen ACT kommt nicht jeder Mitarbeiter problemlos und sofort zurecht. Hätten wir mit GM angefangen, und wir hatten damals keinen Berater zur Hand, wären wir vermutlich an der Einführung gescheitert.

Die beiden Programme spielen nicht in der selben Liga, was Komplexität, aber auch Leistung betrifft. Wer in das Thema CRM einsteigt und dazu einen Berater hinzuziehen will oder muß, ist sicher mit ACT als Einstieg gut beraten.

[fwk]

???

Wie ich gerade sehen muß, erscheinen meine Antworten anonym. Offenbar war ich beim Absenden schon zu lange inaktiv. Bedaure!

Es war nicht meine Absicht, mich hier anonym zu äußern. Die beiden oberen "Gast"- Beiträge sind von mir (fwk).

[Axel von Melville]

Hallo und schönen guten Abend,

beim Exportieren von ACT!-Daten ist man standardmäßig tatsächlich auf die Feldinhalte beschränkt. Alles, was in den Notizen/Protokollen, Auftragsdaten etc. kreucht und fleucht ist erstmal ausgeschlossen.

Das läßt sich aber machen mit dem "Extrahierungs-Tool" ExtrAct.

Dieses Addon verknüpft alle ACT-Tabellen in eine Access-Datenbank und wenn man dann versiert mit Access-Abfragen umgehen kann, dann exportiert man sein Abfrageergebnis in ein Format, welches (in diesem Fall Goldmine) importieren kann.

Apropos fwk - was verstehen Sie unter "automatischen Prozessen" ?

Axel v. Melville

[fwk]

Hallo und schönen guten Abend,

beim Exportieren von ACT!-Daten ist man standardmäßig tatsächlich auf die Feldinhalte beschränkt. Alles, was in den Notizen/Protokollen, Auftragsdaten etc. kreucht und fleucht ist erstmal ausgeschlossen.

Schönen Abend auch.
Bei GM vor Version 6.5 ist ein Import direkt aus Act zwar vorgesehen, dauert aber pro Datensatz zwischen 30 und 60 Sekunden und bringt wie von Ihnen beschrieben nur wenige Daten nach GM. Fazit unbrauchbar!

In GM 6.5 ist eine direkte und wesentlich schnellere Übernahme aus ACT 6.x eingebaut, die fast alle Daten sauber nach Goldmine übernimmt. Bei den Tests habe ich nur einen Fehler in der Übernahme der Gruppen entdeckt, die so nicht brauchbar sind. Fazit: Sehr annehmbar, wenn man regelbasierte Gruppen in GM neu aufbaut und einen Teil Handarbeit nicht scheut.

Dritter Weg: Die Software CRM-Switch, die sich in GM einklinkt und alles aber wirklich alles vollständig übernimmt und wesentlich schneller arbeitet. Kosten: ca EUR 400.

Apropos fwk - was verstehen Sie unter "automatischen Prozessen" ?

In Goldmine und bestimmten Oberklasse- CRM- Systemen gibt es eine eingebaute Möglichkeit, zeit- und logikgesteuert bestimmte Vorgänge automatisch auszulösen. Triviales Beispiel: Ein Neukunde wird automatisch begrüßt, erhält nach 10 Tagen ein Nachfaßschreiben, das nach der Zufriedenheit mit dem Produkt fragt und nach z.B. 30 Tagen wird dem zuständigen Kundenbetreuer ein Anruf bei diesem Kunden in seinen Kalender eingestellt, um nach Referenzen zu fragen. Theoretisch könnte man das auch mit den "Tätigkeitsabfolgen" aus ACT so machen, aber im Tagesbetriebist das weder automatisch noch praktikabel.

Ein ACC aus US bietet ein externes Dingsbums an, mit dessen Hilfe sich Ähnliches machen läßt. Dies wurde von uns erworben und ist seit ca. 18 Monaten in Einführung/Teilbetrieb. Was auf den ersten Blick sehr gut aussah, erwies sich im Praxisbetrieb als viel zu schwerfällig und umständlich. Aber der Appetit ist jetzt da und wir sehen den Nutzen deutlich vor uns, ohne aber mit ACT den entscheidenden Schritt machen zu können.

Was wir damit schon realisiert haben, ist z.B.

- automatische Überprüfung der Adressdaten neuer Kontakte auf fehlende Felder und setzten einer Aufgabe für deren Nacherfassung

- "Hochschieben" der Adresszeilen in ACT, wenn z.B. Adresse 2 gefüllt ist und Adresse 1 nicht.

- Automatische Protfolioanalyse und Einteilung der Kunden

- automatische Geburtstagskarten

- automatische Aktivitäten für Angebotsverfolgung

- Berechnung von Steuerzeichen für unsere Kuvertieranlage zur Steuerung variabler Seitenzahlen je Kuvert, automatisches Ziehen passender Werbebeilagen zum Anschreiben, getrennte Aussteuerung der fertigen Sendungen nach Portoklassen.

- Da wir die eingebaute ACT- Textverarbeitung benutzen, die ja keine Makros kennt, berechnen wir ein Landesfeld, das im Inland nur ein CrLf, bei Auslandsbriefen aber "Landesname CrLf" enthält. So sind wir postalisch korrekt, ohne daß sich die Folgezeilen in der Höhe verschieben.

Alles das existiert zwar, ist aber nur sehr bedingt im Einsatz, weil die Sache aus technischen Gründen insgesamt zu komplex wird.

[Axel von Melville]

Bei all' den genannten Möglichkeiten - und last, but not least - den Projektkosten für die Umstellung, sollten Sie nach meiner Meinung nach leichten Gewissens die EUR 400,-- für dieses Übernahme-Tool investieren.

Ein ganz wesentlicher Bestandteil der Neu-Einführung einer CRM-Software ist sicherlich die korrekte Übernahme bestehender Daten. Hier nicht am falschen Ende sparen..

Die neu entwickelte Auswertungs- und Analysesoftware ACTControl schafft zwar letztlich die gleichen Resultate wie von Ihnen angesprochen, jedoch ohne die völlige Automatisierung.

Der von Ihnen dargestellte (angestrebte) Idealzustand ist eine sehr hohe Ausbaustufe des organisatorischen CRM-Einsatzes und die Frage ist hier, ob die dadurch in Kauf genommenen Nachteile der komplexen Benutzerführung für die Anwender ausgeglichen werden können.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei Ihren hoch gesteckten Zielen. Vielleicht lassen Sie uns in einigen Monaten wissen, wie es so läuft....

Viele Grüße

AvM

[fwk]

(...) korrekte Übernahme bestehender Daten. Hier nicht am falschen Ende sparen..

Ein offensichtlich guter Rat, das scheint auch mir so am vernünftigsten zu sein.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei Ihren hoch gesteckten Zielen. Vielleicht lassen Sie uns in einigen Monaten wissen, wie es so läuft....

Danke für die freundlichen Wünsche. Vielleicht fallen wir ja auch unheimlich auf die Nase und kehren reumütig zu ACT zurück.

Dennoch bin ich überrascht, wie sehr sich die Entwicklung in Deutschen Landen auf die Verfeinerung der Arbeit des Benutzers mit einer statischen Datenbank konzentriert, während in USA gerade die Automatisiserungswelle rollt. Falls wir den "Automatisierungsschock" überleben, melde ich mich gerne mal wieder und kann ja dann berichten, ob wir wirklich sinnvolle Verbesserungen geschaffen , oder nur eine neue Erkenntnis aus einem Fehler gewonnen haben

[Guest]

...hiermit: http://www.inaplex.com

Eine sehr gute SW, um aus diversen Programmen (auch ACT)
Daten in GM zu importieren. Kostet allerdings auch
Es sind aber auch zeitlich begrenzte Lizenzen für den Import
erhältlich.

Gruß

[fwk]

...hiermit: http://www.inaplex.com

Eine sehr gute SW, um aus diversen Programmen (auch ACT)

Danke auch für die Tipps.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei Ihren hoch gesteckten Zielen. Vielleicht lassen Sie uns in einigen Monaten wissen, wie es so läuft....

Vorerst das Erfreuliche: Wir haben tatsächlich überlebt. Uff! Gerne komme ich auf Ihre Anregung zurück, ein paar der Erfahrungen zum besten zu geben, die zum Teil ja auch eines Ihrer Produkte betreffen:

• a; Zur Vorbereitung des Exportes kauften wir ActReplace von Melville- Schellmann, um bestimmte Inhalte (vorwiegend unsere unsäglichen österreichsichen Titel ) aus dem Kontaktfeld zu entfernen. Die Funktionalität von ActReplace ist zwar im GoldMine- Standard bereits enthalten, aber wir wollten diese sehr umfangreichen Konvertierungen sicherheitshalber noch in der uns vertrauten Umgebung von ACT vorbereiten. Dabei sind wir gewaltig auf die Nase gefallen, weil wir nicht mit der Automatik von ACT gerechnet hatten, das bei jeder Feldänderung im Kontaktfeld ein munteres Ratespiel beginnt, welche Worte aus dem Kontaktfeld denn jetzt Vorname oder Nachname sein könnten. Nach der Anwendung von ActReplace auf das Kontaktfeld ging bei allen modifizierten Kontakten die Suche nach Vor- oder Familienname ins Leere, weil diese Felder sinnlose Zufallsergebnisse enthielten - Die Rateergebnisse von ACT eben. Damit waren wir gezwungen, alle Inhalte außer Vorname und Nachname aus dem Kontaktfeld zu entfernen, weil nur dann der Ratemechanismus wieder vorhersagbar korrekt arbeitet. Zuerst per ActReplace und den Rest händisch. Insgesamt so um die 50 bis 80 Durchläufe von ActReplace über jeweils 14.000 Datensätze.
  
  Daher meine dringende Warnung: Seien Sie extrem vorsichtig mit der Anwendung von ActReplace auf das Kontaktfeld! ActReplace selbst funktioniert völlig korrekt und problemlos aber jede Feldänderung im Kontaktfeld löst den unseligen Ratemechanismus von ACT aus.
  
  b; Erweitern Sie möglichst niemals Feldlängen von Standardfeldern in ACT. z.B. das Firmenfeld hat serienmäßig 40 Stellen, die auch in viele andere Anwendungen sicher zu übernehmen sind. Wir hatten ca. 1.300 Datensätze mit mehr als 40 Zeichen und diese mußten händisch sinngemäß verkürzt werden. dabei geht es noch gar nicht um einen CRM- Umstieg. Schon der laufenden Abgleich mit einer Auftragsverwaltung kann hier betroffen sein. Also Vorsicht!
  
  c; ACT Gruppen Die Gruppen in ACT wurden von uns intensivst genutzt. Wir hatten etwa 140 Gruppen und Untergruppen, deren korrekten Übernahme unsere erste Sorge galt. Diese Sorge war überflüssig wie wir jetzt wissen, weil Gruppen in GoldMine nur wenig Bedeutung haben. Man verwendet sie dort wirklich nur zur Zusammenfassung von Kontakten, deren Zusammengehörigkeit auch durch noch so komplexe Suchabfragen nicht vernünftig darstellbar ist. Unsere schön vorselektierte Gruppe etwa mit ca. 2.200 Bürgermeistern aus ACT haben wir gelöscht, weil schon unsere Billigversion von GoldMine die 2.200 Bürgermeister aus 14.000 Kontakten in ca. 50 Sekunden per Suchabfrage herausfischt.
  Dagegen war es in ACT sehr wohl sinnvoll, die einmal mit viel Geduld abgewartete Selektion in einer Gruppe zu verewigen, um sich künftige Geduldsproben zu ersparen. Kurz gesagt erstellt Goldmine eine komplexe und umfangreiche Suche nach den Bürgermeistern schneller, als ACT die vorbereitete Gruppe nach einem Mausklick darstellen kann.

Damit einerseits: Technisches KO durch Geschwindigkeit für GoldMine. ABER andererseits sind im Hinblick auf Einsteiger die extrem einfach zu nutzenden Gruppen in ACT eine schnelle und einfach verständliche und damit auch tatsächlich nutzbare Methode zur Gliederung von Datenbeständen.

Insgesamt war der Umstieg hart und von mehreren Überraschungen (oder wie man solche Erdbeben nennt) begleitet. Ausgezahlt hat er sich auf jeden Fall. Man merkt einfach, daß Goldmine als direkte Konkurrenz zum damals schon bestehenden ACT programmiert wurde. Offenbar hatte man sich alle Verbesserungsvorschläge von ACT- Benutzern geholt und von Anbeginn an in diese Software einegbaut. Und so findet sich für (fast) jedes meiner für ACT zugekauften Module eine eingebaute sehr gut integrierte Lösung in Goldmine:


Zusatzmodule:

• Versand von HTML- Email:
  Zusatzmodul "MMM" (Mail Merge Mania) von Northwoods Software - Kosten ca US$ 350,- Wurde nie produktiv genutzt, da zu komplex und auch unlösbare Probleme mit deutschen Umlauten.
  - Funktion ind Goldmine serienmäßig eingebaut.
  
  Telemarketing (Telefonskripte):
  Zusatzsoftware "Persuader". Die Software ist extrem langsam und fehlerhaft. Außerdem scheint der Hersteller abgesehen von der Webseite nicht mehr zu existieren. Man bezahlt US $ 50,- und sieht dafür nie irgendwelche Leistungen. Bitte äußerste Vorsicht!
  - Funktion in Goldmine serienmäßig eingebaut.
  
  Vertriebsautomatisierung
  Zusatzmodul "SAM" (Sales Automation Mania) von Northwoods Software - Kosten damals ca. US$ 700,- Wurde nie produktiv genutzt, da zu komplex. Extrem aufwendige und unübersichtliche Programmierung und Vorbereitung der Dokumente. Probleme mit deutschen Umlauten und krasse Fehlfunktionen im Zusammenhang mit dem deutschen Datumsformat, wodurch die zeitabhängige Ablaufsteuerung der Vertriebsprozesse unbrauchbar wird.
  - Funktion in Goldmine serienmäßig und praxisgerecht eingebaut.
  
  Automatische Datenerfassung von Webformularen per Email
  Zusatzmodul "Web Response Grabber" Kosten damals ein paar Hundert US$. Stammt von einer indischen Softwarefirma mit Vertrieb in US und funktioniert auch so. Benutzerinterface wie ein indischer Elefant in Parademontur (Riesig Bunt mit vielen Troddeln und Zierat der Indern halt gefällt). Die eigentlichen Grundfunktionen der Software sind in vielen Details fehlerhaft, was den produktiven Einsatz verhindert. Ein Update beseitigt angeblich diese Fehler, muß aber fast zum Neupreis erworben werden. Kann man insgesamt vergessen, denn bis diese Software täglich angeworfen wird, hat man die Daten schon längst per Hand erfaßt.
  - Funktion in Goldmine serienmäßig eingebaut im Email- Client.
  
  Berechnung der Zeitzone des Kontaktes aus dessen Adresse
  Ein freebie von Northwoods Software (also gratis). Funktioniert schnell und zuverlässig. Praktisch für Kontakte in Übersee, um deren Zeitversatz im Kontakt anzuzeigen.
  Gibt es wohl in oder für Goldmine nicht - Werde ich vermissen, der Verlust ist aber erträglich.
  
  Suchen und Ersetzen von Teilstrings in Datenbankfeldern
  Hier kann ich vermelden, daß ActReplace tatsächlich problemlos funktioniert, was nach meinen sonstigen Erfahrungen mit ACT- Zusätzen anderer Hersteller schon mal überrascht. Und der Telefonkontakt mit den Herren Melville und Schellmann war auch angenehm sowohl was die Lizenzgenerierung als auch die einzige technische Rückfrage betraf. Dazu möchte ich betonen, daß ich weder finanziell noch technisch mit den Herren verbunden bin oder von deren Wohlwollen abhänge. Dieses Lob ist einfach nur aus der Sache heraus begründet und aus der Erleichterung, sich wenigstens auf ein zuverlässig arbeitendes Werkzeug während des Umstiegs verlassen zu können.
  - Funktion in Goldmine serienmäßig eingebaut.

Schlußfolgerung:

• Wer mit dem Funktionsumfang ACT an sich auskommt bzw. wessen Zusatzwünsche sich mit funktionierenden Modulen seriöser Hersteller decken lassen, ist mit ACT hinreichend bedient.
  
  Wer ACT als komplex empfindet und dessen Einrichtung / Konfiguration / Betreuung an einen Berater auslagert, ist ebenfalls eher kein Kandidat für Goldmine, das schon etwas mehr technisches Verständnis voraussetzt.
  
  Wer wie ich andere umfassendere Zusatzfunktionen für ACT sucht, wird Lehrgeld zahlen und außer gewonnenen Erkenntnissen kaum andere Erfolge verbuchen können. Letztlich ist hier der einzig gangbare Weg, eine Software zu wählen, in der die gesuchten Funktionen im Standard bereits enthalten sind.
  
  Die vielen Fehlversuche mit ACT- Zusatzprogrammen haben aus meiner Sicht ca 3.000 bis 4.000 US$ direkte Softwarekosten verursacht. (oben ist nicht alles gelistet). Ca 3 bis 6 Mannmonate Aufwand kommen da noch dazu. Wir sind also bei insgesamt so ca. 20.000,- bis 50.000,- Euro Gesamtkosten für diese Abenteuerreise. Gar nicht so wenig Lehrgeld.
  Was aber wirklich schmerzt, ist die folgende Erkenntnis: Daß ich rund 2 Jahre Verzögerung in der Unternehmensentwicklung hinnehmen muß, weil ich so verbohrt an ACT festgehalten hatte. Und Zeit ist das Einzige wovon wir alle gleich viel (oder wenig) haben.

Zuletzt noch herzlichen Dank an den Forenbetreiber für die entgegenkommende und offene Forenpolitik. Gerne stelle ich daher meine Erfahrungen hier zur Verfügung.

Herzliche Grüße
Franz Klein